Einzel- und Gruppengespräche nachvollziehbar dokumentieren.

Worauf es ankommt

Eine Sitzungsdokumentation sollte erkennen lassen, wann ein Gespräch stattfand, wer beteiligt war, welche Art von Gespräch geführt wurde und welche nächsten Schritte vereinbart wurden. Die Dokumentation muss den konkreten Fall beschreiben, nicht nur eine Anzahl von Terminen.

Der MPU Manager verbindet Sitzungen und Klientenverlauf. Gruppenarbeit ergänzt diesen Verlauf; sie macht eine individuelle Einordnung nicht überflüssig.

Termin, Teilnahme und Inhalt sind verschiedene Angaben

Ein gebuchter Termin ist noch kein absolviertes Gespräch. Die tatsächliche Teilnahme muss geprüft werden. Einzelgespräche, Telefonate und Gruppensitzungen sollten unterscheidbar bleiben, damit spätere Gesprächszahlen nachvollziehbar sind.

Ein dokumentierter Inhalt kann berichtete Angaben, Beobachtungen und fachliche Einordnungen enthalten. Diese Ebenen sprachlich zu trennen hilft einer späteren Vertretung, den Stand zu verstehen.

Gruppenarbeit beim einzelnen Klienten einordnen

Eine Gruppensitzung hat einen gemeinsamen Rahmen. Die dokumentierte Teilnahme gehört dennoch zum einzelnen Klienten. Individuelle Rückfragen und Folgeschritte sollten nicht in einer allgemeinen Gruppennotiz verschwinden.

Ob und wie Gruppenarbeit in das fachliche Vorbereitungskonzept passt, entscheidet der Vorbereiter. Die Software gibt dafür keine pauschale Stunden- oder Gesprächsempfehlung.

Fiktives Beispiel und Übergabe

Anna Muster nimmt an einer Einzelsitzung und später an einer Gruppensitzung teil. Maria Beispiel dokumentiert die beiden Gesprächsarten getrennt und notiert Annas nächsten Schritt als Aufgabe.

Bei einer Vertretung liest die Kollegin den aktuellen Verlauf und die offene Aufgabe. Sie behandelt eine noch ungeklärte Angabe nicht als abschließend bewerteten Befund. Das Beispiel beschreibt einen möglichen Ablauf, keine dokumentierte Kundenerfahrung.

Prüfliste vor Abschluss der Dokumentation

Vor einer Bescheinigung sollten die verwendeten Gesprächszahlen mit dem Verlauf abgeglichen werden. Interne Notizen sind außerdem von ausdrücklich freigegebenen Portalunterlagen zu unterscheiden.

• Klient, Datum und Gesprächsart geprüft?
• Tatsächliche Teilnahme erfasst?
• Berichtete Angabe und Einordnung unterscheidbar?
• Nächster Schritt mit Zuständigkeit festgehalten?
• Gruppenteilnahme individuell zugeordnet?
• Portalfreigaben bewusst gewählt?