MPU-Dokumente und Nachweise ordnen: interne Ablage und Portalfreigabe trennen.

Zentrale Ablage braucht eine klare Zuordnung

Dokumente gehören zum richtigen Fall und sollten nach ihrem Inhalt auffindbar sein. Die Originalseite beschreibt Kategorien für Abstinenznachweise, Behördenpost, Gutachten, Bescheide und Vorbereitungsmaterial.

Zentrale Speicherung bedeutet nicht, dass jeder Benutzer oder Klient alles sehen soll. Interner Zugriff und ausdrückliche Portalfreigabe sind unterschiedliche Entscheidungen.

Eingang prüfen, dann fachlich einordnen

Bei einer eingereichten Datei ist zunächst zu prüfen, ob sie zur richtigen Person und zum erwarteten Dokument gehört. Ein aussagekräftiger Name und eine passende Kategorie unterstützen die spätere Suche.

Ein Upload bestätigt weder Vollständigkeit noch Eignung eines Nachweises. Angaben, Zeitraum und Anforderungen müssen im fachlichen Fall geprüft werden.

Nur beabsichtigte Inhalte teilen

Vorbereitungsunterlagen können bewusst für den Klienten freigegeben werden. Interne Gesprächsnotizen sollten nicht allein deshalb geteilt werden, weil sie im selben Fall gespeichert sind.

Der volle Portalumfang ist ab Professional beschrieben. Welche Bereiche sichtbar sind, hängt zusätzlich von der Einrichtung der Organisation ab. Ein neuer Portaleingang ist deshalb im Betreuungsprozess zu prüfen.

Fiktives Beispiel: ein Nachweis und ein Arbeitsblatt

Anna Muster reicht einen Nachweis ein. Maria Beispiel prüft die Zuordnung und ordnet ihn den passenden Unterlagen zu. Parallel gibt sie ein Arbeitsblatt für das nächste Gespräch frei.

Das Arbeitsblatt und der Nachweis haben unterschiedliche Funktionen: Das eine unterstützt die Vorbereitung, das andere benötigt eine fachliche Prüfung. Eine interne Notiz bleibt gesondert. Das Beispiel verwendet keine echten Klientendaten.

Prüfliste für Ablage und Freigabe

Die Liste betrifft den organisatorischen Ablauf. Datenschutzpflichten ergeben sich aus den tatsächlich verarbeiteten Daten und den maßgeblichen Dokumenten, nicht allein aus einer Produktfunktion.

• Person und Dokumentdatum geprüft?
• Datei aussagekräftig benannt?
• Passende Inhaltskategorie gewählt?
• Upload von fachlicher Anerkennung unterschieden?
• Interner Zugriff geprüft?
• Portalfreigabe bewusst kontrolliert?