Eine Übergabe braucht mehr als ein zusätzliches Konto
Bei einer Vertretung muss erkennbar sein, wer den Fall betreut, was zuletzt besprochen wurde und welcher Schritt offen ist. Benutzerzahl und Zugriffsrechte sind dabei getrennte Fragen.
Die Nutzungsbedingungen beschreiben Teamverwaltung mit Rollen- und Berechtigungssystem. Team Center ist im abgeglichenen Produkt ab Professional vorgesehen; die konkrete Vergabe von Zugriffsrechten bleibt eine Aufgabe der Organisation.
Den fachlichen Stand nachvollziehbar machen
Ein aktueller Fallverlauf sollte die letzte Sitzung und relevante Unterlagen zusammenführen. Ungeklärte Angaben sollten nicht als bereits abschließend eingeordnet erscheinen.
Eine Vertretung braucht den nächsten Schritt und offene Fragen, nicht zwangsläufig jeden verfügbaren internen Bereich. Die Zugriffe sollten zur konkreten Aufgabe passen.
Aufgaben und Verantwortung nicht offenlassen
Bei einer Übergabe ist festzuhalten, wer eine Aufgabe übernimmt und wann sie zu bearbeiten ist. Der Bearbeitungsstand sollte vor dem nächsten Termin geprüft werden.
Gemeinsame Auswertungen können die Organisation ergänzen. Statistikbereiche hängen von Benutzerrechten ab; Fallgruppen und Quellen sind auch intern bewusst zu unterscheiden.
Fiktives Beispiel: eine geplante Vertretung
Maria Beispiel kann Annas nächsten Termin nicht übernehmen. Sie dokumentiert den letzten Stand, nennt eine offene Rückfrage und weist die nächste Aufgabe der vertretenden Kollegin zu.
Die Kollegin erhält die für ihre Aufgabe vorgesehenen Zugriffe und liest den Verlauf vor dem Termin. Das Beispiel zeigt einen möglichen organisatorischen Ablauf und enthält keine echten Kunden- oder Mitarbeiterdaten.
Prüfliste für die Übergabe
Die Liste ist eine organisatorische Empfehlung. Sie ersetzt keine eigene Prüfung der Datenschutzpflichten und Zuständigkeiten.
- Fallverantwortung und Vertretung geklärt?
- Letzte Sitzung und offene Rückfragen dokumentiert?
- Aufgaben mit verantwortlicher Person und Fälligkeit versehen?
- Benötigte Dokumente auffindbar?
- Zugriffe auf die Aufgabe abgestimmt?
- Nach der Vertretung den Verlauf weitergeführt?
Quellen & weiterführende Informationen
- MPU Manager: Nutzungsbedingungen und Funktionsbeschreibung
- MPU Manager: Struktur und Organisation der Vorbereitung
- MPU Manager: Auftragsverarbeitungsvertrag
Produktbeschreibungen wurden zusätzlich mit dem Originalaufbau des MPU Managers abgeglichen. Die Fallstudie übernimmt keine privaten Klientendaten.